說到常見的文書格式,大家會想到什麼嗎?doc?txt?還是pdf?我不否認前面兩種格式很多人用,但是跨平台最通用的格式,則非PDF莫屬。

對於PDF這個檔案格式,常使用電腦的朋友們應該不陌生,不論是電腦或是手機,我們經常見到PDF格式的蹤跡,幾乎每台電腦或者手機都會有PDF的閱讀或是轉換軟體

可攜式文件格式(英語:Portable Document Format,簡稱PDF)是一種用獨立於應用程式、硬體、作業系統的方式呈現文件的檔案格式。(以上節錄自維基百科),正如上述說明,無論是PC、MAC、Linux或是行動裝置,PDF可說是目前跨平台最通用的格式,使用PDF可以確保不同系統、不同電腦規格都可以看到同樣的文件內容,不用擔心格式跑掉,不用擔心字型消失,只要電腦中有PDF閱讀軟體,就可以保證呈現你原汁原味的創意。

對於PDF,大家第一個想到的應該是Adobe公司。沒錯,PDF格式最初的確是Adobe公司制定的,但是在2008年Adobe公司作為開放標準發行,之後由ISO(國際標準化組織)發布,從此PDF成為真正的國際標準,而不是Adobe專屬的格式了

在台灣有這麼一家專門耕耘PDF研究的軟體公司,這間公司就是棣南。棣南創立於1989年,創業初期專注研發電子出版與列印方案,並於1993年投入開發PDF技術(沒錯,就是PDF規格首度公諸於世的時候)研發至今已經有20餘年的歷史。關於棣南公司光輝的歷史,可以參考官網的公司簡介

這次棣南公司選在台北威斯汀六福皇宮舉辦發表會,現場除了受邀的部落客們外,也來了許多的媒體

現場可以掃描QR Code體驗新軟體,不過試用版有30天的使用期限,之後必須取得正版序號才能繼續使用

首先由總經理出場為大家介紹公司及文電通4軟體,總經理也提出這是第一次公開辦產品發表會(難怪我之前不知道這套軟體~~XD)

總經理首先播放中天電視台[台灣新視野]節目的專訪,裡面除了介紹PDF的特性,更要讓大家知道公司為何致力投入PDF的研發

接著由講師朱小姐為大家介紹文電通4的特色

文電通4專業版,主要由三個獨立程式組成,分別為Gaaiho Doc、Gaaiho PDF Driver、Gaaiho PDF Converter

而標準版,除了沒有專業的PDF文書編輯處理器外,它包含了兩種轉換程式,能將許多的檔案格式快速轉為高品質的PDF文件。

文電通4的主要功能之一:OCR光學字元識別,可以將PDF內容精準轉換為可被搜尋與編輯的文字。

這個部分直接用影片來解說比較詳細

除了文件內容可以被搜尋之外,還可以尋找及修正可能的OCR文字識別錯誤

可利用Doc直接編輯文字與影像

PDF與其他檔案格式做雙向轉換,並同時執行OCR

這部分請看影片實作

無須轉檔,可直接編輯Excel文件

包含檔案的創建、開啟舊檔,並可使用完整的表格及統計工具

這裡一樣用影片說明

接下來由國際銷售經理曾先生來介紹提升工作效率必學的技能

這是文電通4的主要特色

PDF除了通用之外,另一個重要的功能就是安全性

以下是Doc的常用功能

可刪除舊有的浮水印或增加新的浮水印


使用註解


新增安全性設定,加入密碼、允許儲存、允許列印等等.....

製作表單


頁首與頁尾也是一般文件常用的功能

兩種PDF轉換工具

Driver主要是由各種格式轉換到PDF,並支援多檔案合併轉換


而Converter則是將PDF轉換為你需要的格式,亦支援批次轉換


發表會結束後還有抽獎活動,當然這跟我是沒關係的,本人中獎運一向不佳

開箱使用,正版軟體感覺就是好啊

內容物就是軟體光碟及使用說明,非常簡潔

軟體非常簡潔,程式小而精美只有200多M,不像Acrobat動輒好幾G

安裝後要輸入序號啟動,不然就只有30天的試用期

軟體介面感覺就像在使用Office,並沒有要重新適應的問題

與E-mail、Evernote、Dropbox做整合,方便文件管理

任意選取一個PDF檔案,可以使用PDF管理員直接搜尋電腦中的PDF檔,就不用一個個資料夾慢慢找

搜尋到並打開,此時還不能編輯,要先轉換為可編輯

轉換方式可分為文件或表單,你可以依照之後編輯的需要轉換文件類型

這是轉換為文件模式,文件中的表格都完整的保留下來,並可直接做表格的編輯

跟表單模式不同的是,表格可以移動位置,但無法直接調整大小

這是轉換為表單模式,文件中的表格一樣可編輯,但視為文字方塊或框架,可調整大小;若是圖片調整大小沒問題,但固定表格則會被切掉

轉換為可編輯的Excel,這時就可以使用各項運算功能,比方說最常用的加總、平均值等等

有趣的是,當安裝完文電通4之後,它會整合電腦中的Office軟體,此時打開Office,就會多出一個Gaaiho的分頁,可以在此直接轉換而無須另外打開轉換軟體

另一個有趣的發現,在檔案中單按CTRL,會出現快捷鍵提示,讓你能更加方便的使用功能

另外要注意的是,轉換為可編輯之後,如果原先使用的字型你的電腦裡沒有,就會直接取用你電腦內擁有的字型,而無法直接使用PDF內的字型,這可能會影響到你的格式,必須注意

另外檔案可以與同一個區域網路的電腦設定共同編輯,在執行小組作業的時候這個功能相當方便

最後廠商也列出幾點為何要使用文電通4而非Adobe Acrobat的理由

軟體廠商不會放過未依合約規範使用的客戶,而且廠商經常突擊檢查,一旦被查獲,就會面臨罰款

不管是界面配置、軟體大小、授權方式均擁有較為友善的環境

更快速的轉換速度、更少的CPU使用量、便利的編輯方式、強悍的OCR光學識別

雲端與訂閱版帶來甚麼影響

雲端的風險:安全性?存取權限?司法管轄?

軟體的投資報酬率是否划算?

文電通曾經獲得的榮耀與肯定

個人結論:
文電通4是一套值得擁有的軟體,雖然我目前並未使用到它全部的功能,但實際使用之後,我自己覺得以後會將其直接取代Word的工作,以下是我自己認為的幾個理由:
強大的OCR功能:讓我能夠直接將網路搜尋而來的資料、圖片內文字直接編輯而無須再慢慢key-in,當然OCR仍然會有錯誤辨識的可能(如使用特殊字型或簽名),但只需要修改錯誤部分,比起重新打字無疑是個很大的進步了。
安全性提升:當然Word也可以設定密碼,但是文電通除了密碼之外,可以做更細部的設定如禁止修改、禁止列印、禁止複製及擷取等等,在運用上更加彈性。
跨平台使用:目前跨平台最通用的文件格式仍然是PDF,無論是Win、Mac、Linux或是行動裝置,PDF擁有最完善的跨平台功能,且無需另購付費軟體即可閱讀。
批次轉換、合併轉換:這個功能讓我在整合文件時,不用再辛苦的複製貼上,而且無須擔心圖片、格式會跑掉,大大的節省時間。
檔案輕巧方便:無論開啟或儲存檔案、轉換速度、CPU耗用率等等都完勝現有其他PDF軟體,真正的一個打十個。

總之,棣南公司不愧是專業進行PDF研究的公司,有了文電通軟體,其他的PDF編輯器我應該都不會再使用了,若是您也有PDF編輯需求的話,相信文電通4不會讓您失望。

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